Nov.

10

灼见(ID:penetratingview)

最好的管理就是让基层少折腾,然而其中的关键就是上级要一步一步、稳扎稳打地做好自己。

作者 | 小廷

来源 | 我们HR(WeHRClub)

每年10月一过,就迎来了年度最忙的时候。忙总结、忙汇报、忙检查、忙考核成为了年底的四大主旋律。与此同时,基层单位的节奏也随着主旋律的到来而赶进节拍,加班整理、收集汇总、提炼上报成了常态。

然而,我们常常会发现,基层单位上报的内容很少是一次性就能符合上级单位的要求,往往要不断核对,不断修改,反反复复无数次才能通过“验收”。有时候遇到时间比较紧,需要即刻统计和掌握的情况,通常第一次报送是不太折腾的,但报送以后反反复复的沟通和确认往往才是最大的磨难。

在反复的沟通中,上级单位怪下级单位基础不扎实,日常工作没做好;下级单位怨上级单位要求不明确,想一出是一出。上下两级相看两厌,负责沟通和对接的同志苦不堪言。

党刊《半月谈》就曾把这样的情况称为“基层折腾式治理”,并指出要解决折腾基层的问题,工作和政策转化的能力最为重要的。

诚然,对于下级单位,最需要实现的内容就是执行。执行到位、政令通畅,工作成效就如“水之归下”,自然而然地就能显露出来。

那对于上级,最需要做的是什么呢?那就是学会管理下级。最好的管理就是让基层少折腾,不折腾就能出成绩无形中就彰显了管理的水平。下面就从三个方面,分别来说一说上级单位应该如何做。

01 工作布置四个“不”

工作布置,往往就是任务的分解和传达,这个环节是基层执行到位最重要的前提。分解不恰当、传达不到位,任何一点都会使得执行有极大的偏差。这里就有四点要求:

1. 不当二传手

很多属于中间层级的单位在布置工作时常常都会犯这样一个问题,就是遇到工作立刻响应,迅速把上级发文作为附件,马上转发到下级单位去,并要求严格贯彻执行。

这种“以文件落实文件”的管理方式被批评为是形式主义,于是,有的单位就想出了借鉴上级发文的想法,就是把上级的文件复制替换,变成本级的文件,然后下发下去,上下落实一般粗,并没有结合企业实际情况,制定具体措施。

上级单位的不作为、懒作为是下级“摆烂式”开展工作的根源,没有针对性的方案,到头来都是敷衍应付。因此,上级单位在工作布置时,一定要将对上级文件的学习和理解,与本单位的实际情况和工作重点结合起来,制订有针对性的方案,并且按照职责不同来进行分层分级分类,明确责任人和时间,这样才能最大限度地保证工作布置清晰明了,工作可以顺利按照方案执行。

2. 不多头管理

基层常常会遇到的一个问题就是同一个部门不同科室往往会自行下发任务,到了基层承接的时候,这些工作经常会存在矛盾或重叠,基层在开展起来一头雾水。

还有的部门一个科室就建一个群,自己的任务要求就往群里扔,对于基层来说,有时候可能是一个岗位就要对应承接一条线的业务,于是每天需要花大量的时间去各种群里看消息,不断整合、整理,提心吊胆,生怕某一项工作看漏了,精力都花在理解上,根本没时间去落实和执行。

因此,上级在布置工作之前最好先进行内部的协同,不要搞多头管理。对于一个部门出去的业务,能合并的合并,不要重复下发要求,更不要出现要求打架的情况。

同时,对于其他涉及其他部门的业务,要提前做好沟通,保证口径和要求一致、解释和传达一致,这样才能让基层把更多的时间留在实践上,而不是了解分析工作任务上。

3. 不搞突袭战

基层最烦的是什么?就是“六点下班明早要,周末回家周一要”,看似有时间准备,实则都要加班来搞。一整天的辛苦劳累和下班后的依稀憧憬,就被一则通知点燃、爆发。

毛主席曾经说过“今天通知明天要,只能换来假报告”,严肃抨击了这种形式主义、官僚主义的问题。但是几十年过去了,这种报急数、干急活的现象,现在还依旧存在。究其根源则主要是上级在工作布置没考虑周到,等到要总结的时候才发现漏了,于是紧急补救。

然后,基层单位层层加码,7天后上报的,5天内要收齐,再往下一级就要3天内统计完,到班组就是1天内需要搞清楚了,所有的上报都还要加上需要领导签字审核。大家在统计、讨论、等待和审核中,把时间都浪费了。

作为上级单位,怎么样才能不搞突袭战呢?那就是一项工作在工作布置的时候就要同步想到结果。要从结果出发,去想我要什么?希望基层呈现什么?哪些方式可以呈现?什么频次?然后提前部署,明确方式,在过程中管控好,这样才能少折腾基层,确保实时能了解到最新的情况。

4. 不要神仙数

“神仙数”就是不基于事实或者按照标准无法统计,由填报者随意估计的数字。但凡有单位上报的是“神仙数”,那么这一项统计指标就将失去可信度。

我们常常把上报“神仙数”的责任归咎于基层,认为这是基层不严不实的体现。然而,对于上级单位的一些做法,往往也是“神仙数”产生的根源。

如统计口径不清晰,不同单位理解角度不同;基层情况不掌握,随意上报的假大空数据无法发现和指出;特殊情况无应对,无法解决基层实际遇到的困难和疑惑;通知发出滚雪球,发出一项通知之后,不断地下发补充通知和补充需要完成的数据,如同滚雪球一样越滚越大、越滚越多,破坏了数据收集的整体性和系统性,搞得基层稀里糊涂只能敷衍了事。

上级单位在统计数据时一定要提前明确好统计口径,如时间、类别、要求等等。对于模糊界定的,一定要明哪些属于统计范畴,哪些不属于。对于基层存在的多样性和特殊情况,要把握好原则尺度,统一原则标准,做好解释。安排专人释义,不要多人对接,保证尺度的一致性。

02 工作开展重质量

不折腾基层就需要在过程里把好关,不要在结果上去否定成绩。因此,对于日常的任务需要时刻了解进度,注重工作开展的质量。

一是及时跟进过程中。工作布置以后,要定期到相关单位了解工作开展的情况,了解存在的困难和问题,予以帮助和解决。遇到理解与要求不一致或者工作执行有偏差的,要及时提醒纠正,在过程里走好,结果自然就是不偏离的。

二是遇到问题有原则。工作中的问题不是百分之百都有原型或者能在工作设计之初就百分之百想到和设计好的,现实中肯定都会遇到基层单位各式各样的问题。对于这样的情况,一定要把握住原则。

这个原则可能是上级在设计该项工作任务时的出发点,可能是之前开展同类工作时的相关经验和做法。只有确保原则统一,才能以不变应万变,确保工作扎实、有效开展。

三是问题集中要重视。上级单位定期对基层单位开展调研和指导,当发现基层单位存在的问题和疑惑比较集中,普遍存在的时候,一定要引起高度的重视,因为这就说明我们可能在工作设计或者是工作布置的时候出现了分歧。

有可能是工作设计的时候不够全面,未能完全覆盖相关内容,也有可能是工作布置的时候产生歧义,导致部分单位执行存在偏差一致性。如果是设计上的问题,就要及时纠正和完善,涵盖遗漏的范围;如果是理解上的问题,则需要进一步开展宣贯,举例释义,这样才能确保行动不移,方向不偏。

四是由点及面稳步伐。在刚开始推进一项工作的时候,由于不敢确认相关流程内容是否具有可操作性,可以先选取部分典型的、不同类型的基层单位作为试点,在试点之后总结经验,完善工作方案再“由点及面”慢慢展开。

03 工作成果在日常

我们常常认为工作成果都是年底才总结,干活的过程主要都是做,不用关注相关成果。其实这样的想法是不对的,工作的成果应该放在日常,经常性总结和思考,这样才能实现“工作有目标→目标有方法→方法有成效→成效促工作”的良性工作循环,基层单位才会在干活之中时刻保持动力,不断把工作做实做好。

一是存在问题要总结。对基层单位的成果,不仅仅要关注数字的变化,更要关注在工作开展过程中遇到和存在的问题。这些问题可能是制约该项工作进一步推进的极大阻力。因此,对于存在问题要及时总结,及时纠偏、及时思考对策和方式,这样才能促进后续工作更好地开展和完成。

二是善于发现常提炼。基层单位最擅长的是执行,最不擅长的就是总结和提炼。上级单位在开展过程中,对于了解到的基层单位的做法和经验,可以及时帮助其总结,发现一些好的经验做法,可以分享给其他的单位去借鉴。这样不仅让基层单位工作更有信心,同时也可以让其他单位少走弯路,少折腾,大家集中力量越做越好。

三是勤于反馈多帮扶。很多时候,上级单位发现了基层存在的问题,但却没能及时针对问题去指导基层单位整改,于是问题是越积越多,积重难返。对于上级,帮基层解决问题是职责所在,多给基层反馈存在问题,提出指导意见,多给基层提供参考的依据和做法,可以让基层在实践中不断完善,少出差错,基层的质量提升了,管理也随之简单了。

四是注重成效反内卷。上级单位一定不要忽视自身的偏好对基层造成的导向,上级注重成效,基层都会卯足了劲把成效做得漂亮,于是就会形成内卷。作为上级单位,该关注的内容应该是执行到位没有,什么样的方法可以有效开展执行,需要做的就是在做法中找到好的经验,基于基层指导,不断提升工作水平。不应该关注的是成效中所描述的数量是多是少、成效所呈现的方式是否引人注目。关注内容本身比关注形式更重要。

以上就是从工作布置、工作开展到工作总结的一些让基层少折腾的方式方法。其实对于一级组织,时间应该“四四二”:

40%的时间关注上级,看政策、看目标、看方向,多请示、多汇报、多请教;40%的时间关注基层,看执行、看落实、看成效,多关注、多提醒、多总结;剩下20%的时间才是关注本级自身,做好横向协同。

最好的管理就是让基层少折腾,然而其中的关键就是上级要一步一步、稳扎稳打地做好自己。

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