#头条创作挑战赛#

你认为有必要每周都要召开一次周会吗?

大多数人都认为,开周会没有任何意义,只会白白浪费时间。

很多公司的会议效率非常低。

一言堂的公司:老板车轱辘话来回说,没人干活。一场会议下来,老板问:“你们懂了没有?”没人点头,没人摇头。会议结束后,大家该干嘛干嘛。老板从不考虑员工听懂没有,听进去没有,在每周的例会上这样的情形如此往复,没有达成共识的会议,是注定执行不下去的。

踢皮球的公司:这不是我的责任,那不是我责任。销售部业绩差,为什么销售业绩差是因为产品质量差业绩不好;生产部说采购的原材料不符合要求,为什么采购的原材料不符合要求;采购说公司没有钱,只能去找那些劣质的供应商,公司账户上怎么就没有钱呢?为什么财务没有拨款呢?财务部说,因为销量不好,公司账上就没有钱,没钱怎么支付货款。皮球踢来踢去,这样的会议根本就没有任何的效果,是一场无效的会议。

开周会有没有用,完全取决于你怎么开。

好的周会,可以把年度、季度、月度的目标落实到每天。

每周周会,可以让各部门了解到各自的工作进度,互相沟通,防止信息不对称。

开周会,也能暴露出团队的问题,从而解决问题。

那么作为老板,如何高效地开周会?


01会议前

  • 会议主题:凡是会议必有主题,开周会必须要有明确的会议目的。
  • 会议纪律:凡是会议必有纪律,会议通知列明会议纪律,会前再次由会议主持人宣布会议纪律,会议主持人把控会议节奏,迟到的要处罚,不按流程进行的、发言带情绪主持人要及时提醒。
  • 会议时间:凡是开周会必须守时,会议应做到准点开始、准点结束,为每项议程设定一个大概的时限,如果长时间无法得出结论,可以暂时搁置,以免影响到其他议题。
  • 会议记录:会议记录人要做好会议记录,每一次的会议都要有一个决议,每一个决议都要有一个具体的执行者和完成的时间。
  • 会议准备:凡是会议必有准备,不开没有准备的会议。
  • 会议材料:在重大会议上,必须事先将会议资料发放给参会人员,参会人员要事先了解资料,并作好充分的准备,以便让参会人了解会议的目的,而不是在进入会议室后才思考问题。

逐一沟通:管理层会议,老板要在会议开始前,进行一次单独的交流。在交流前,要检查各个部门的数据报告。

通过逐一沟通可以了解到各个部门都有哪些问题需要共同配合协助,并归纳出共性问题。这样才能在每周的会议上,对各部门遇到的问题有更深刻的认识,并且思考如何让各部门管理层共同协作来解决这些共性问题。

开周会就是为了解决问题,不能解决问题,就没有必要开周会。


02会议中

  • 会议议程

会议前要有一个清晰的会议议程,会议主持人要在会议开始前作解释,每一次会议都有一个流程和发言顺序,首先是回顾和总结,然后是计划,然后是讨论解决疑难问题;会议结束后的必须有决议。

互通消息

首先,回顾上周工作。

工作业绩方面:

上周最重要的工作是什么?

取得怎样的成绩?

完成的情况怎么样?

如果没有完成,主要原因是什么?

管理团队管理方面:

有什么好的管理经验可以分享?

员工的积极性不高,怎样激发他们,并发现他们的内驱力?

上周做得最好的要做分享,供大家学习。

每个部门,都会面临类似的管理问题,这些案例也可以帮到其他管理者,思考该如何管理团队。

老板要提炼总结共性问题,然后集思广益。大家共同来讨论怎么解决,达成共识。

对比复盘

除了互通信息外,部门管理者还要对比复盘。

基于业务数据报表复盘,哪些做错了,哪些做对了?

进步的原因是什么?

还有什么不足?

怎么提升?

通过复盘,总结自己的经验,巩固自己的优势,改进自己的劣势,才能取得下一个阶段的胜利,这就是对比复盘的意义所在。

  • 会议结论:

凡是会议必有结论,会议的目的是为了解决问题,如果不能达成一致,那就是在浪费时间,因此,会议主持人要把控会议节奏,整个会议时长最好不超过2小时。会议的主持人要设定一个时刻,现在是60分钟,30分钟,10分钟。会议决议要作记录,当场念出以证实。

如果没有确定的结果,可以重新商讨,确定的结果,立即进行实施。

行动部署:

完成互通消息与对比复盘后,要确定会议结论,下周的重点工作目标是什么。

根据目前的数据复盘结果,讨论下个周要做什么,并部署下一周的工作。

下周最重要的三个目标是什么?

目标定好后,如何把目标拆解为任务?

优先级是什么?

想要达到什么样的结果?

基于这个结果,打算怎么干?

在团队管理上,下一周准备做哪些事?谁主导?谁协助?什么时间节点?结果要求是什么?奖惩标准是什么?


03会议后

  • 会后跟进:

凡是会议必有跟进,要建立会议后跟踪的流程。没有任何输出的会议都是无效的,所以,无论会议结果如何,都要将会议的重要信息记录下来形成会议纪要,并且让全员知悉。如果有什么问题在本周没有得到解决,或需要继续跟踪,那么将在下一周会议中给予一个明确的答复。

这就是会议的基本的流程。每周例会看起来比较繁琐,但对管理本身却非常有益,有效的会议可以能保证我们一直走在正确的路上,既做正确的事,也能正确的做事。

因此,管理并不是一件简单的事情,要想成为一个优秀的管理者,必须要有一个好的管理习惯。多学习多训练。

  • 会议训练:

凡是会议必有训练,要想让员工快速地成长,就必须把培训看成是一种节约时间的投资。培训员工,实质上提高了时间价值。关于如何组织每周的例会,为各级员工做好会议培训:会议怎么召开、怎么主持、怎么记录、怎么追踪、怎么处理意见分歧、如何现场汇报等等。通过培训,才能让公司开周会更有效率。


总结

会议结束了,却没有人去执行,是无效会议。

会议结束了,却不检查工作,等于无效会议。

会议结束后,抓住不落实的事,追究不落实的人,才等于落实。

最后的话

高效率的会议,能极大地提高团队的合作和交流。

高效率的周会,要有成果,要有进展,要有计划,要讲问题。

用事实和数据进行沟通。

开周会,是为了解决问题的。不是做思想汇报,更不是做故事汇报。

参考飞书会议记录模板

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作者简介

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近10年的企业管理与企业咨询管理经验。

做过职业经理人,也曾创业过,积累了不少成功和失败的经验。

企业管理运营实战派,操刀及带队运营过很多项目。

努力去做一个新媒体写作的长期主义者,希望与你一起成长,共同交流。

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