企业内容管理(ECM)与企业流程集成的 8 个技巧

在您的企业一头扎进实施内容管理系统之前,有一些基础需要奠定。

无论您选择如何实施或选择软件包,在将企业内容管理软件集成到当前流程之前,都需要考虑一些关键因素。

ECM 实施前,确定任务的优先级
优先级#1:提出以下问题来检查组织的当前状态:流程是否详细记录?文档是否是最新的,它们是否满足企业的目标?利用内容管理系统背后的附加优势,是否存在优化这些流程的机会?

优先级 #2:考虑上述流程的法规和合规性要求,并确保首先围绕这些要求构建 ECM 系统。流程应做好合规准备;避免在现有流程之上改造合规性要求。

优先级#3:制定实施计划。专注于将企业需求与软件可交付成果相匹配,确保用户采用也是该计划需要关注的地方。

为组织变革做好准备的 8 个技巧
以下是科特国际“有效变革模式”中概述的帮助组织减轻变革影响的步骤:

1、增加紧迫性:认清您的市场和竞争状况,识别当前的危机、潜在危机和重大机遇。

2、建立指导团队:组建一个具有足够实力的团队来领导软件实施。

3、正确实现愿景:创建一个愿景来指导整体转型,并制定战略来实现该愿景。

4、沟通支持:使用一切可能的沟通渠道来讨论新的愿景和战略。通过示例展示新的性能和流程。

5、启用行动:消除变革的障碍,并改变严重破坏愿景的系统或结构。鼓励非传统的冒险想法和支持最终目标的活动和行动。

6、创造短期胜利:计划可见的绩效改进,努力实现这些改进,并奖励参与改进的员工。

7、不要松懈:利用这种增加的可靠性来改变符合新愿景的系统、结构和政策。雇用、提拔和发展受愿景启发并希望实现愿景的员工。

8、坚持下去:阐明并强调新行动与企业成功之间的联系,并创造确保领导力发展和继承的方法。

ECM 实施后内容生命周期示例
在当今的企业组织中,通过内容向客户提供信息变得越来越重要。虽然发布速度对这些企业至关重要,但正确传达信息也同样重要。然而,这两个优先事项经常发生冲突。

例如,营销、销售和研发部门可能会为即将举行的产品发布会的新闻稿共同协作。通过ECM系统,这些部门进行协作:研发部门指出,技术细节需要更新,而销售人员根据战略定价会议修改定价,营销部门改变产品描述以适应不断变化的竞争格局。每个部门都可以在其他人进行编辑的同时更改文档,而不是等待其他部门逐一添加输入。

ECM 系统支持并行工作流,允许多方同时工作,确保发布标准和检查审批流程得到维持。以前需要数周时间生成的内容被缩短为一天半。

优先考虑实施前的技术注意事项
1、定义元数据:与每个文档关联的元数据有助于提高内容管理系统中的文档可搜索性。
元数据应至少提供以下三种功能中的一个:
1.) 这是以后查找文档的有用方法;
2.) 它有助于定义安全限制;
3.) 它用于定义工作流中的决策阶段。

2、锁定文档数据位置:您当前在哪里存储以及如何存储文档数据?此信息是关于文档本身,还是位于可能集成到ECM 系统的其他应用程序中的数据?

3、完美的工作流程:了解文档如何在系统中传输,以及这些文档属于哪些工作流程。可以实施哪些工作流来自动化这些业务流程?您目前如何处理流程的例外情况?

有效的企业内容管理的 3 个部分

任何企业内容管理计划的成功都取决于人员、过程和技术。

致力于消除障碍,为您的员工提供更高效地工作所需的一切 —— 更多地访问数据和正确的工具来做出正确的决策。

在流程方面,注重精简流程,在消除可变性和低效率的同时确保标准化和合规性。

技术——内容管理系统本身,应该具备安全性、合适的功能和增加可用性的界面。

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