企业内容管理(ECM) 集成如何为您的 IT 环境增加价值

为了释放企业内容管理 (ECM)的真正潜力,您的系统必须无缝地融入公司现有的 IT 环境。例如,当员工在会计程序中工作时,他们应该能够将会计文档直接存档到企业内容管理(ECM)系统中,并且在不离开会计应用程序的情况下检索其他内容。

首先花点时间考虑一下构成您当前 IT 环境的所有的组件。这些组件可能包括:

  • 业务线工具,如企业资源计划(ERP)系统、客户关系管理(CRM)系统和会计平台;
  • 生产力应用程序,如Microsoft Office,SharePoint和Outlook
  • 电子邮件服务器,如 Microsoft Exchange;
  • 移动设备,包括具有各种操作系统的平板电脑和智能手机;
  • 桌面扫描仪、多功能打印机和其他硬件;
  • 外部数据库,包括SQLOracleMySQL和OBDC;
  • 本地和云中的数字存储。

企业内容管理 (ECM)集成方式
提供多种集成选项的企业内容管理 (ECM)或文档管理解决方案可帮助您充分利用现有资源,从而为您的公司提供竞争优势。这些集成分为两个基本类别:配置和编程。

1、通过配置集成
配置模块提供了便捷方法将ECM系统与其他软件程序和硬件集成。通过将扫描仪和多功能设备连接到企业内容管理 (ECM)系统,您可以在扫描过程中直接存档。

配置的另一个示例是打印机驱动程序,它允许您使用 print 命令直接从任何应用程序归档文档。其他选项包括自定义集成到另一个软件用户界面中,例如添加一个按钮,用户可以查看与当前流程相关的所有存档文档。

通过数据库级别的自动数据同步,可以将来自其他系统的信息合并到ECM 中,反之亦然。在某些系统中,可以使用简单的向导类型工具设置这种类型的配置。

2、通过编程集成
对于更广泛的集成,您的公司可能需要自定义编程。软件开发工具包 (SDK) 也可用于更广泛的集成。例如,URL 集成是轻松集成ECM 系统各个元素(如结果列表、电子购物篮或直接文档显示)的一种方法。

一个好的ECM系统应该使用REST平台,它提供了一个可以从所有现代开发人员环境访问的关键编程接口,这使得与服务器/客户端操作系统以及各种设备上运行的程序集成变得非常简单。

通过这种类型的编程集成,企业内容管理 (ECM)系统中的任务列表可以直接合并到会计程序中。智能手机和多功能打印机/复印机也可以从ECM系统中接收文件或将文件传输到系统中。

避免 ECM 集成中代价高昂的错误的 3 个技巧

1、选择支持这两个集成级别的 ECM 供应商:
您的供应商应提供低级集成(如打印或保存选项)、应用程序级配置和支持最复杂集成的编程接口。通过所有这些选项,您可以为不同类型的集成选择最合适的工具。

您不想仅仅为了集成简单的任务而在自定义编程上花费大量资金,但您还希望可以选择使用高级编程。如果您自己的 IT 员工无法处理您与特定供应商的大部分集成需求,请寻找其他ECM供应商。

2、寻找与各种业务应用程序集成的 ECM 解决方案:
ECM 项目通常从会计部门开始,但它们往往会发展到业务的其他领域。与其尝试为会计(ERP 集成)找到最佳的 ECM 解决方案,不如选择包含其他业务线系统的接口和集成功能的系统,让您的投资经得起未来考验。

3、确保用户集成尽可能无缝:
将 ECM 与其他系统集成时,应将用户参与和所需知识降到最低。例如,将电子邮件存档到 ECM 系统中只需单击一个按钮,而不是多个步骤。顺利集成有助于确保用户的采用并提高效率。

如何充分利用您的 ECM 投资

最后,无缝集成是获得ECM 解决方案全部优势的关键,因此选择与公司现有软件和硬件兼容的系统非常重要。

提供广泛配置和编程选项的系统使您可以灵活地将ECM与几乎任何程序集成。这使员工可以轻松地在中央存储库中捕获、索引和存储文档,便于快速检索,从而提高整个组织的效率和生产力。

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