主办方使用快会务轻会系统能够快速运营一场线上培训会,快会务运营团队梳理了线上培训会的10大步骤提供给大家,只需迈出您的一小步,快会务便能助力九大步。期待每位培训会主办方都能实现轻松办好培训会。

快会务 会议管理系统

01准备好培训策划方案

策划方案主要包括培训主题、背景、目标、时间、日程安排、讲师、课程内容、考核设计等,另外还包括团队协作计划、宣发计划、邀约计划、场景定义、物料采买、预算安排等。

02会员/学员注册报名

待相关方案策划完毕,就可以利用快会务轻会配置收集名单的表单,如姓名、手机、邮箱、公司全称、所在部门等。同时组织者在设置好注册报名表单后,还可根据学员类型来设置不同规格的活动票种,并相对应地调整门票价格,实现在线付款收费的功能。除此之外相关活动介绍、报名提醒等一系列自动化流程都可在快会务轻会中一并完成,非常方便快捷。

快会务 线上培训会软件

03宣发物料的配置与传播

宣发物料主要有培训会的海报、微站、小程序等,一般面向社会类的培训会、行业研讨会进行宣发,课程售卖。而行业企业内部培训会、医学直播、院校类的培训会则不需要进行宣发,只需要有这样的一个培训课程载体能把课程分类介绍清楚,在培训开始时能方便学员便捷的进入直播即可。如课程分类不多,也可以直接省去微站小程序,待培训会直播开始时,直接放课程链接即可。这些皆可通过快会务轻会进行配置。

快会务轻会微站有数十个模板供主办方选择,主办方可根据培训会实际需求在模板上设置相应功能模块,如培训活动介绍、讲师介绍、活动日程、报名按钮、课程收费、课程直播、个人中心等,也可选择分享海报,进行配置与调整。并且在轻会中一份素材可生成微站、小程序、网站多个端口,省去很多重复劳动,用户根据需要拷贝二维码或者链接即可外发宣传,另外不需要微站的话,也可以直接通过海报的形式加入课程直播二维码,值得一提的是在快会务轻会中注册报名和直播流程是打通的,直接宣发即可,转化路径更快。

04邀约进程监控

对于面向社会教育的培训会、行业研讨会,组织者还需要实时跟进邀约进度,另外,内部培训会、协会类的培训会还会有定向邀约的需求,不同学员有不同类别的课程权限。根据不同培训会需求,可选择微站、小程序、裂变海报、渠道码海报不同方式进行邀约。在快会务轻会后台可以随时看到微站、小程序等的访问量、报名量、以及各个渠道的访问量与报名量,方便定向邀约和不同宣传渠道的邀约情况。举办一场培训会,需要提前2-3周进行筹备,在完成邀约计划的制定以及分配后,在邀约过程中,主办方可以登入系统后台及时掌握到每个阶段各地区的邀约进度,通过监督各项邀约进程,来灵活调整邀约计划,加强对活动的整体把控。

05直播系统管理与宣发渠道

准备工作完成后,主办方就可以根据自己设计的培训场景配置活动的会议与直播、点播环节。快会务轻会直播可以与腾讯会议Zoom等主流直播软件进行集成。在直播间,可以配置广告页、活动的议程页、讲师页、AI字幕、评论页等。直播也可以通过不同的渠道进行宣发,如视频号、B站等短视频平台。直播配置包含直播平台的选择、直播间选择、观看权限、邀请码配置、直播签到配置、客户留资配置、点播配置等功能。

快会务 数字会议管理系统

06直播测试

在培训会正式开始前,主办方一定要提前进行主持人、嘉宾、秘书等角色的测试,确保活动开始时电脑端、手机端等相关设备以及网络环境没有故障,不会影响PPT播放以及直播的正常进行。导演组、气氛组、答疑组等相关工作人员一切准备就绪,主持人、嘉宾能够准时进入直播间开播,推流平台能够及时开播推流。制定好紧急预案,以确保直播时发生任何问题,都能从容不迫的应对。

07线上培训会现场

培训会正式开始前,一般会做三件事:

1.培训会开始前1小时,在社群等渠道进行再次宣发;

2.预留30分钟给参会学员发送短信通知,并提醒学员进行签到。毕竟内容过剩时代,学员也会经常忘记自己的会议时间;

3.留取5分钟进行会前的线上扫码签到。

培训会开始后,团队成员需要各司其职,如互动评论,信息留资、AI智能翻译、培训会信息展示、品牌广告露出、社群转化等每一个部分都需要人员配合。快会务强大的产研与运营团队可以充分保障会议活动的稳定与流畅。

快会务 会议签到系统

08数据汇总与答谢

培训会结束后,可以在系统上查看报名数据、直播观看次数、观看时长、观看人数、人均观看时长、微信、手机、电脑观看端口等用户画像,也可以将推流平台如视频号、B站的观看数据进行汇总,统计总的观看人数,以便进行传播效果评估。通过EDM或短信,将直播回放链接或会议相关报告资料下载链接编辑好后统一发送给报名人员,感谢他们报名参与此次会议并可以预告下期培训事项等。

09点播回放与二次宣传

快会务轻会直播拥有点播及直播回放功能(官网、公号上的活动站点),支持参会学员根据自己的兴趣,自主查看往期直播视频或即将开始的直播活动。培训会结束后,活动视频也可放在微站或官网、微信公众号等自媒体平台供学员再次观看、下载。

10复盘

培训会结束后,可以将活动负责人员聚集起来,根据评论区互动情况、直播数据(观众总数、最高在线人数、平均观看时长等)开会讨论活动中存在的问题和优点,不足之处及时指出并下次改正。

面对疫情常态化,组织方以线上的形式举办培训活动是练内功,蓄动能的有效实践。快会务轻会作为一个懂会的软件,能够帮助培训会的组织者轻松实现活动的全流程管理,为每一位会议人提供高效、智能化的服务。

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