因现在的办公室离地铁站比较远,交通不是那么方便而且员工人数比较多办公室面积不够大,需要换个交通方便、面积更大的办公室。
我之前没遇到过这样的事情,想要老师帮忙指导一下以下问题:
1、怎么找新地方?
2、怎么和员工协商搬办公室的事情?
3、出现员工反对或者离职怎么办?

公司要更换新办公室,HR要怎么做?

像今天的案例话题,其实很多公司都遇到过,而那种毫不考虑员工感受,自己按照自己想法来干的公司,最终面临的是,搬公司时,很多人离职。那么既然已经有很多公司为我们实践证明了不顾员工感受自己想搬哪里就搬哪里的做法不可取,我们就要吸取别人失败的经验,多方面考虑这个问题,从而把影响范围控制到最小。

那么针对今天的话题,笔者来聊聊,仅供参考

第一步:先弄清楚企业的要求

其实找办公室就像我们平时找房子一样,先要了解自己所能承受的费用范围,假如你公司的预算费用只能租一般的办公楼,你却跑到那种非常高档的写字楼,就算你看中了好几家,最后都是因为费用问题而选择放弃,岂不是浪费时间。所以要明确企业费用预算。这里需要跟老板明确几个问题:企业新办公室需要租多大面积,预算是什么范围,再就是目标区域是哪里,三是其他因素,比如停车位、是否可注册、交通出行、电力网络等。

打比方:如果目前企业租的办公楼是50元/米,电费是1.2元/度,水费是3.65元/方停车位有两个,费用是100元/月,企业重新找办公楼,费用预算在50-100元/米之间,电费和水费也在这个收费标准内,那么你找办公楼,就要找在这个费用范围之内,如果超过这个费用,你们老板肯定是不答应的。当你有了费用预算以后,就知道把范围放在哪个区域了。

第二步:明确新办公地点要求

上面我们已经说了,当你明确了费用预算还有面积以后,就要明确公司对新办公地点有哪些要求,楼主已经说了,目前的办公地点离地铁站比较远,交通不那么方便,那么新的办公地点是不是想实现离地铁站近,交通比较便利一点的,那要么选离地铁站近的,要么选离公交站近的,两者如果同时实现那就更好,如果不能,总得实现一样吧。

其次办公面积,是租联合办公(共享办公)呢?还是租大面积的办公楼或者是写字楼?什么叫联合办公?就是联合办公以工位为主,也有独立办公室。一般茶水间、会议室都是共享的,部分联合办公会议室是需要按时付费的。

另外还要明确新办公点其他要求,这个需要进行下一步。

第三步:收集员工意见

首先收集所有员工信息,这里需要收集员工现居住地信息,从而了解员工目前居住在哪里,距离公司有多远,这有利于你找新办公地点时,最起码不能距离员工目前居住的地方太远,除非你企业找的新办公地点能提供住宿,否则员工离职可能性会比较大。

其次,调查问卷,发一份调查问卷,让员工在问卷上面勾选对新办公地点的要求,从调查问卷中统计出需求最大的排名前十项。

第四步:制定找房攻略、开始找房

制定出一份新办公地点找房攻略,上面写明对新办公地点的要求,如:办公室租房费用预算,办公室面积、水电费标准,房租缴费期要求,离地铁站的距离,离公交站的距离。有绿化植物、保安管理规范等。新的办公地点最起码不能离目前员工居住地太远,如果太远,公司又不能提供住宿,员工估计会离职,打个比方,你公司原本在这个区,现在搬到另外一个区,就算离地铁很近离公交站很近,员工坐车却需要两小时以上,这样长期下来,谁受得了呢。

攻略写好以后,开始找房了,找房渠道有以下

1、自己亲自去找

自己可以去找,先确定区域以后,就自己相应区域找。

2、群里或者微信朋友圈发布信息

先信息群发,求租房源信息。
要说明你的要求。写的越详细越好,这样的话,方便看到信息的人给你推荐房子。

3、找中介

同理要说明你的要求。写的越详细越好,这样的话,方便中介给你推荐房子。

中介给你推荐房子之后,很快能找准自己需要的房子。

4、上写字楼租赁网站搜索

大部分网站都有这个功能,选择对应区域、价格、面积筛选出匹配的房源信息。有些房源更新不是很及时,所以还是要实地去看。开始查询只是为了有个大概的认识,缩小一定范围。目标确定后,建议联系网站上的中介,或者直接到目标区域找线下中介,中介他手里的房源比我们找的房源要全,再就是可以及时对接到各个大厦的招商人员,其次中介在甲方和租户中间起到的润滑剂的作用,在交易过程中,可以两边协调。作为租户可以让他去帮忙压低价格。另外是成交后手续的办理。选择中介也可以同区域货比三家。

五、租赁交易过程需要注意的事项

租赁交易过程:在租赁交易过程中,需要注意和钱相关的因素,首先是免租期,写字楼租完之后甲方一般会提供免租期,也就是留给租户装修的时间,从1个月到几个月不等。这段时间是不收租金的。再就是是否含税,含税价格和不含税价格相差会有一些,所以还是需要问清楚。可以在目标楼盘周边找竞品楼盘询价,并以此作为谈判的讨价还价的依据。

确定租赁前,可以到租赁房间左邻右舍转转,看看都是做什么的。有经验人士总结,不要找周边有做P2P、传销的公司,因为时不时有上门讨债的人,这种环境让人很烦。

尤其关注一下这个房子上一个公司是做什么的,有没有发生过不好的事情,例如员工跳楼或者自杀什么的,要是有的话,最好不要租。

还有就是在不同的时间段,去准备租赁的大厦周边观察一下环境,上班高峰时间到大厦里面乘坐电梯看看,吃饭时间从楼梯到楼下是否方便,吃饭的地方是否足够支持选择,人多不多。

另外亲自从地铁站走路到企业需要多少时间,亲自从公交站走路到公司需要多少时间。

有些公司老板比较崇尚神学,租赁前可以找大师看看,有些问题说不清楚。

确定租赁时:确定租赁了,就要对合同条款进行详细的查看,是否允许转租,违约金如何计算,损坏如何界定等。

公司找办公室是件劳心劳力的事情,需要多对比几家。对于初次帮公司找办公室的人来说,很劳神费心,要注意租赁各个环节,尽力避免各种风险,走好每一个租赁流程,帮助公司找到合适的房源。

好了,今天的文章就写到这里了,如觉得对你有所帮助,记得点赞加关注哟,谢谢,祝您工作愉快!

(作者:韦大大)

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