传统DCC文控管理常见十大问题

●ISO体系规范与执行难

难以保持质量、环境等体系的符合性和有效性

不合格项的纠正和纠正措施难以落实

内审、外审和管理评审的有效运行实施难以确保

●文件风险控制与追溯难

信息传递不畅、流程没有监控手段,文件执行困难

不能追溯版本和修订记录,质量问题追溯不便

缺乏安全防控机制及外来文件的有效管控

●文件管理成本高、效率低

需要专人投入、跟踪、调整、修正,使文件利于运用

纸质管理涉及大幅复印、打印、发放,成本高,浪费严重

文件量大时,处理周期长、效率低,不能及时发放/回收

●文件保管与使用不便

文件类型繁杂、数量多、版本多,管理混乱

版本更新通知不到位、没有及时回收更新导致版本不正确

文件体系庞杂,关联多份文件,快速查找调阅困难

●文件培训管理难成体系

缺乏培训管理体系,文件大都下发部门自行学习,培训流于形式

缺乏培训工具,培训学习记录无法留痕,培训学习效果无法跟踪

●文档签署效率低

ISO文件的建立、变更,必须由部门相关人员来办理纸质文档的审核和分发,有时需要多人、多部门协同审核,费时费力,办理周期长,审核效率低。

●纸质文档打印,资源浪费

采用传统的纸质管理,会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作,纸张成本很高,浪费严重。同时部分文件制作部门同时也是接收部门,造成反复复印、发放,浪费资源。

●文件发放缓慢、不及时

当遇到很多文件需要发放时,由于对文件的紧急程度等不清楚,对相对较急的文件存在不能及时发放的现象,或者由于缺乏及时的通知,造成发放后的接收不及时,因文件版本问题,造成质量错误。

●旧版彻底回收困难,新旧版本不统一

文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行,而旧版本仍可调用,导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况,以至造成不必要的经济损失。

●文件查询、调阅困难

随着文件的增多,如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。很多文件存储在不同的电脑或者服务器,造成查找困难。

●人员离职、文件丢失

部分文件都存在个人电脑上,由于人员的离职变动,造成核心文件的丢失,造成工作的困扰。

ISO9001质量管理体系文件由质量手册、程序文件、作业指导、记录……等等组成。

ISO文件管理体系有几个主要的特性,概括起来就是:“1个精髓和1个中心、2个基本点;3种特性、4个凡事和4大产品、5大模块、6个文件、7项原则”。

ISO文件管理体系要点

①、一个精髓:说、写、做一致。

②、一个中心:以顾客为中心。

③、两个基本点:顾客满意和持续改进。

④、三个特性:适宜性、充分性、有效性。

⑤、四个凡事:凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督。

⑥、四大产品:服务、软件、硬件、流程性材料。

⑦、五大模块:(1个总过程,4个大过程)质量管理体系;管理职责;资源管理;产品实现;测量、分析和改进。

⑧、六个文件:ISO9000标准明确提出的6个程序文件必须制订:文件控制程序、质量记录管理程序、内部审核程序、不合格品控制程序、纠正措施控制程序、预防措施控制程序。(根据ISO9001说明,一个条款可以由多个文件说明,一个文件也可以说明多个条款。六个文件的要求已经不是必要的了。)

⑨、七项原则:1、以顾客为关注焦点:质量管理的主要关注点是满足顾客的要求并且努力超出范围。
2、领导作用:各层领导建立统一的宗旨和方向,创则全员参加的条件,承担责任,总体改进,主要增加对最高管理层的要求。
3、全员参与:整个组织的各项人员参与,有意识的强调组织的知识。
4、过程方法:在活动组织过程中可以进行分解认识,可以更加有效得到预期的结果。
5、改进:改进过程中的绩效、自制能力以及顾客满意度;提高对内外部的风险和机会的预测和反应能力;通过加强学习实现改进。
6、给予证据决策:基于数据和信息的分析和评价决定更有产生期望的结果。
7、关系管理:为了持续成功,组织需要管理与提供方的关系。

共分为4类文件:

第一阶文件:品质手册:简述本品质系统如何满足国际标准要求。

第二阶文件:程序文件:规定何人、于何时、在什么地方做什么事。

第三阶文件:作业指导书、检验规范技术文件和图纸:说明如何做。

第四阶文件:表单格式:用以收集、传递资讯、控制作业流程或证明作业流程执行效果所留下的记录。

精髓:识别顾客要求。顾客要求,是工作的评判依据。

四大过程编辑

1、管理活动(行动方向、结果)

2、资源管理(注重投入产出比)

3、产品实现(创造价值)

4、监视、测量和改进(事实决策)

ISO的精髓就是PDCA循环,持续改进。

持续改进是ISO质量管理的精髓,它遵循P-D-C-A原则:计划-实施-检查-改进。

也就是管理六字诀:清楚客户是谁,理解产品要求;执行三不政策:不接受不良,不制造不良,不流出不良。

总的来说,ISO文件管理对一个公司或者一个企业,真的会有很多的用处。如果能够好好突破这个ISO的文件管理体系,相信会对公司管理有很大的提升。

目前我国还有很多企业基本都是采用手工方式进行体系文档整理和数据记录的,而ISO标准其实是承认电子数据式质量记录和文件的。可以借助OA管理系统无代码化进行搭建。

按照ISO9001标准,通过OA系统(以蓝凌OA为例)实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理,提供文档权限管理、版本管理及流程操作历史等,不仅可以大幅节省印刷和纸张成本,而且可以提高管理效率和降低管理成本。帮助企业推动ISO文件管理、工作能力的最佳解决方案。

整体解决方案

文件生命周期管控

  • 文件创建

文控中心按照分级管理原则配置相应的菜单导航栏,文控管理员可选择相应分类快速新建文件。能自定义审批期限、定义流程、步骤等操作,节约了大量ISO文件传输时间,加快文件审核,提高效率。

还可以建立内部审核资料、管理评审资料、第二、三方审核档案,轻松应对各种审核,不再盲目加班整理资料。

  • 文件回收

文件发布后,回收权限授权人可进入详情页,点击“回收”,填写回收原因与日期,提起回收申请;

文件回收审批通过后,文件可阅读者将无法查阅该文件,仅文控中心管理员可见。

  • 文件统计

以图表呈现每月运营统计数据,方便用户了解组织每月新增、更新了哪些文件,以及文件阅读、点评、推荐、纠错的详情

设置最新文件、最热文件、近期更新、失效、回收、废止文件的公告区域,让用户了解文件最新变化情况

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