近两三年以来,由于受到新冠疫情冲击,企业的生产经营活动受限导致大量企业,特别是抗风险能力较为薄弱的中小型企业面临市场需求萎缩、成本上升、收入下降等困境,“节流”成为企业的首要课题,而智能化的企业支出管理是降低成本的核心策略之一。


发票作为企业交易行为的重要载体在企业支出管理中起着至关重要的作用,随着电子发票的推广应用,尤其是金四全电票的推广,给企业的报销管理带来了新的挑战,在发票查验、报销入账、存档等环节的线上化都激发了企业数字化管理的诉求。随着金税四期新模式下的风控新要求
,对企业在用票合规方面提供了更高的要求。在“节流”的背后,一直是财务数字化合规管控的升级和效能的提升,这往往是企业所欠缺的。


然而,企业若支出管理不规范,员工面临出差提前垫资,报销流程多,操作复杂,周期长等问题,财务会面对审核、对账工作耗时耗力等问题,企业内部诸多重复的、不增值的业务活动造成成本的上升。企业支出管理一体化解决方案,覆盖申请、预定、报销、支付、记账、报表分析、预算管理等应用场景,解决企业支出管理难题,帮助企业降本增效并提高合规性管理能力,推动企业数字化转型升级。


01 员工出差难?集成差旅报销,简化流程提效能


“A公司的销售小王经常需要出差,预定机票、酒店的费用都需要自己提前垫付费用,还需要多次对比价格以符合报销标准,而事后报销流程多、周期长,非常苦恼。财务小张也很委屈,差旅费用核验较难,耗时耗力,报销审核速度慢也没有办法。”


与传统的全部依赖人工处理的差旅报销不同,企业支出管理一体化解决方案涵盖员工支出申请、费用报销、自动凭证、快捷支付管理全过程,既支持多个商旅对接,又可与企业的财务、ERP、OA系统对接,打通企业员工费用发生、核算、管控全流程。


员工可在线上一键申请出差,系统自动关联商旅预定,根据既定的差旅标准自动比价,方便快捷。在进行差旅报销时,系统也可实现“自动填单—线上审核-智能审批-自动凭证”,全面简化报销流程,缩短报销周期,提高员工报销差旅费的便捷性与员工满意度


另外,在全电发票受票覆盖全国的前提下,我们作为国家税务总局金三、金四系统的承建商,积极响应最新政策,有力支撑企业的全电发票的入账报销处理。


平台兼容了金四全电票同时,也具备了财政部电子凭证的处理能力,百望云可支持全电发票及试点电子凭证的下载、预览、采集、查验、入账、抵扣、归档的全流程管理,并提供全电下数字化合规及风险管控能力,帮助企业使用好、应用好全电发票,避免对业务造成影响。


02
采购支出难控制?采购智能化协同,降低成本


“A公司的采购专员小杨,平时负责办公、市场礼品的采购,采购频次高、合同多、对账使用用纸质单据传递,沟通要花费大量时间,总需要催财务付款。财务小张又委屈了,自己要对发票验证,三单匹配没问题才能付款,自己需要大量时间去核实。”


采购一直在企业支出中占据大头,规范化管理采购支出能提高效率并降低成本。企业支出管理一体化解决方案能打通采购合同管理、采购申请、采购对账、结算协同、付款申请、进项票据管理、采购付款全流程,合规校验通过的发票,自动与订单、收货单等单据进行匹配,实现繁琐的线下对账向线上协同转变。


通过采购侧与财务侧的一体化集成,连接供应商,促进采购业务处理的透明化、便捷化,降低内部沟通成本,从而实现主动的风险管理和成本管控,整体降低运营成本


03
企业风险管控难?确保业务合规,提质增效


“A公司的进销项票据量大,财务小张每天都要花费大量时间在各类单据开具、核对核验的工作上,经常遇到重复报销、虚假报销、不合规发票等问题,稍有不慎就会有税务风险的发生,平时对预算管理的难度也较高,整体工作价值感低。”


平台兼容税控发票与全电发票,为企业提供发票全生命周期管理能力,通过采集智能化、用票自动化、协同自动化,将财务从繁琐的工作中解放出来,提高工作效率。系统集合风险指标、风险预警等,促进票据合规管理,规避税务风险。


同时,系统根据业务类型实现费用分摊、智能引擎、自动凭证、集成支付,自动生成多维度财务报表,智能洞察企业支出情况,为企业的经营决策提供可靠依据,赋能业务并促进财务人员的数字化转型


04
企业支出管理解决方案


企业支出管理解决方案是我们结合自身多年为企业服务的优势,打造的覆盖企业支出全流程、全场景、全票种的管理一体化解决方案,包含个人报销、对公支出涉及的各类场景,实现从预算、审批、规则设置、事后监督等全流程;链接企业与供应商,实现采购业务的线上协同,为企业优化管理决策提供真实的数据支撑。


以某世界500强企业为例,利用我们的一体化方案搭建了全链路的支出管理平台:

1、采购侧:通过我们为亚太地区600+家供应商在线协同对账并自动开票,自动校验并匹配入账15万张值税发票及国际商业发票,保证100%合规,在时效性大幅提升对同时有效的防范了财务风险

2、员工侧:对企业员工而言,员工报销付款周期从40天提高到了3天,大大提高了员工满意度;

3、财务侧:结合智能化的审单、合规洞察、自动化复核、自动入账、归档等技术,财务处理效率提高了75%,释放了更多的财务资源,促进财务转型。

4、管理侧:智能化的决策分析报告,未管理层提供多维度的分析报表,快速掌握预算执行情况、成本费用预测及费用趋势,使管理从经验感知进阶到数据决策。

在我们的支持下,该企业快速的实现全球化统一的业财税管理一体化,有效降低成本,推进企业的数字化转型。


随着全球数字经济的发展,我国的数字经济规模不断扩大,企业的数字化程度进一步提高。同时,在疫情的影响下,企业对节流的需求增加,这将推进智能化企业支出管理的发展,合理地降低企业的费用支出成为企业应对疫情与数字化转型的重要方向。


在疫情当下,百望云一直与企业站在一起,以“票、单、证”为企业数字化转型的基石,通过智能化的企业支出管理,让企业支出更高效、更省钱,帮助企业降低成本,推动企业的数字化转型,度过疫情难关。

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