如果问企业的车辆管理员,工作中碰到什么事让他/她最痛苦,你很可能会得到这样的回答:看不完的群消息没完没了的电话一到报销就各种抱怨……当然,还有被一大堆Excel支配的恐惧

作为一家优秀的科技公司,中电兴发的业务规模在近几年得到了飞速的发展,全国各地纷纷设立了办事处,随着公司规模的不断扩大,一些问题也开始慢慢地显现了出来。

为了方便业务的开展,提高办事效率,中电兴发为全国的各个办事处配备了公车,车一多相对传统的“线下管车”方式就显得有点捉襟见肘了。

由于每天公车的使用频次比较高,日常的车辆调度就成了车辆管理员的“梦魇”,各种用车需求满天飞,要是群里的消息没及时回复,“电话轰炸”紧接着就来了……在如此繁杂的“出车、派车、还车”环节中,传统的管车流程弊端很多,只要有一环出现问题,就会影响到业务的进展。

除了车辆调度,公车私用也是最让管理员头疼的问题。由于企业不能对每辆公车进行实时的监管,就导致部分员工以开车办公事为由“开小差”,比如送完客户顺便去学校接趟孩子……拿完资料绕道去超市买点菜之类的……如果每个人办完公事之后都再开车出去办点私事的话,影响业务效率不说,企业的运营成本也hold不住。

随着数字信息化时代的到来,中电兴发也开始在办公流程上寻求从“纸质化”向“线上化”的转变,在经过长时间的对比和试用后,最终选择了云上管车。作为一款具有颠覆性的OA管车平台,云上管车通过数字化的手段,解决了中电兴发在管车过程中遇到的调配复杂、费用高、数据统计繁琐等方面的问题,从而实现了公车的高效管理。

用车频次高,流程太繁琐

以前中电兴发的用车申请,采用的是传统的纸质化审批流程,浪费时间不说,一旦中间出现差错,整个流程都要重新来过,非常影响业务进度。

使用云上管车后,管理员可以在后台统一调度车辆,通过查看司机和车是否处于空闲状态,进行一键申请或者一键派车,避免了传统的纸质派车单与电话调度。同时,在出车过程中,管理员也可以随时调整派车信息,如更换目的地、新增任务、更改用车时间等,修改后的信息会同步发送给司机。

公车监管不到位,公车私用难杜绝

中电兴发虽然也有自己的企业车辆管理制度,但是由于企业无法做到对每辆车的全天候监管,所以只要公车开出去了,管理员既不知道车辆的实时位置也不清楚员工开车到底去干什么了,经常是一个小时就能办完的事,结果开车出去大半天才回来,影响公车资源优化配置不说,还有可能耽误企业正常的业务运转。

云上管车,通过“软件+硬件”的方式,使管理员可以在后台查看所有车辆的实时位置、行程轨迹和里程数据,让员工没有公车私用的空子可钻。同时,云上管车将加油、保养、保险、维修等日常车务流程线上化,方便管理员在员工还车后进行用车数据核对。

数据报表难统计

无论是对各项数据进行纸质化的统计,还是通过Excel表格统计,对管理员来说都是“灾难级”的,文件零散不说,还容易乱。想要追责时,管理员很难快速、准确地从已知数据中找到责任人及发生的原因,而且还容易产生误会。

在使用云上管车后,中电兴发将所有车辆的数据按照分类保存到了线上,后期需要查找时,按照筛选条件一键就可以导出某段时间的统计报表,方便快捷,省时省力。

与传统的车辆管理方式相比,云上管车可以帮助企业完善公车的用车流程,全面了解公车的各项数据,从而更高效地对公车进行管控,真正做到杜绝公车私用,降低使用成本,提高车辆利用率。

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