企业内容管理(ECM)软件如何为敏感文档创建安全访问

企业在实施安全文档访问时面临的最大的挑战是什么?

——对集中计算和监控的访问权限缺乏控制。

但是,如果您不使用中央系统来存储和管理文档,您如何控制它们的访问权限?

企业访问控制常见的挑战
有时,对信息安全的威胁并非源于恶意,而是疏忽。是不小心遗忘在复印机上的工资清单;是审计员发现的没有适当访问控制的私人员工数据;是员工不小心按下了删除按钮而不是保存按键。

通过合适的软件为敏感文档创建安全的文档访问可以解决所有这些问题。

但是,如果不在企业内部利用文档管理软件,您将面临信息和可信度损失的风险。缺乏适当的信息管理在企业层面是有害的,并且完全削弱了企业。

请思考以下问题:

  • 如何控制每个文档的访问权限?
  • 您如何控制谁打印或通过电子邮件发送文档?
  • 您是否保留文档中每次发生更改的日志?
  • 当发生不合理的更改时,您是否能够恢复到以前的文档版本?

安全文档管理的定义

围绕整个组织的内容流建立和实施强大的安全控制是企业内容管理的全部意义所在。

通常,围绕安全性存在两个部分:

访问控制:将企业员工和用户分组,并按类型和类别分组给予文档基本的访问权限 – 读取、编辑、删除等。

功能控件:与员工有权访问的内容同样重要的是,一旦他们进入文档,他们允许做什么。仅允许员工和用户执行某些功能,包括打印、电子邮件或导出。

通过访问和功能控制,员工可以访问他们直接下属的信息(某些被限制访问的信息除外)。安全文档访问就是创建访问日志和审计跟踪,查看文档的监管链。

ECM 软件如何保护公司数据

创建数字审计跟踪时,您可以围绕文档建立限制,员工可以通过用户名和密码访问文档。现在,您可以回溯查看谁在文档何处做了什么操作。

通过设置和监控用户权限,在面对审计时,您可以证明您拥有遵循安全要求的系统和控件,例如围绕信用卡付款信息建立受限访问指南。

如果没有中央权限管理,这种信息管理是不可能实现的。

元数据在安全、自动化访问控制中的作用

在 ECM 软件中,元数据的使用在文档安全方面变得非常有用。如果您有各种文档并按元数据对文档进行分类,则可以根据特定元数据建立不同的访问控制规则。

例如,对于存储发票和员工年度审核的公司,HR 需要访问评审报告,会计需要访问发票。通过使用元数据来描述文档的类型及其所属的部门,您可以自动控制谁有权访问哪些文档。

最初将文档上传到 ECM 软件时,元数据由文档建立,并通过索引软件自动提取,或通过将文档扫描到软件中的人员手动提取。

使用ECM 软件增强审计跟踪、提高文档安全性

随着控制而来的是安全性。

能够分辨每次编辑文档的时间以及遵循或未遵循哪些审批流程是当今企业组织中一个强大的差异化因素。

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